2.5 การบันทึกเอกสาร

เมื่อพิมพ์เอกสารและตกแต่งเอกสารให้มีความสวยงามและน่าสนใจแล้วเราสามารถบันทึกเอกสารเก็บไว้เพื่อนำมาใช้งานในภายหลังได้

การบันทึกเอกสารมีวิธีการ  ดังนี้

1) คลิกคำสั่ง ไฟล์  แล้วคลิก บันทึกเป็น (Save as) จะปรากฎหน้าต่าง บันทึกเป็น

2) ที่ช่องบันทึกใน (Save in) เลือกว่าจะบันทึกเอกสารไว้ที่ใด

(1)  หากต้องการบันทึกเอกสารของตนเองไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ให้บันทึกไว้ที่  My Documents

(2) หากต้องการบันทึกเอกสารของตนเองไว้ในแฟลชไดรฟ์ ให้คลิกชื่อแฟลชไดรฟ์ของตนเอง  ในกรณีที่แฟลชไดรฟ์ไม่ได้ตั้งชื่อเฉพาะเอาไว้บนหน้าจอจะปรากฎคำว่า Removable Disk

 

3) ที่ชื่อไฟล์ (File name) ให้พิมพ์ชื่อเอกสารที่ต้องการบันทึกในที่เก็บเป็นชนิด  เลือก  Word Document จากนั้นคลิก บันทึก

บันทึกใน Documents

 

บันทึกใน Removable Disk


การเปิดเอกสารที่บันทึกไว้  สามารถทำได้   ดังนี้

1) เปิดโปรแกรม Microsoft  Word  ตามปกติ

2) คลิกสัญรูป File open หรือกดปุ่ม Ctrl + O ที่แผงแป้นอักขระ จะปรากฏหน้าต่างเปิดขึ้นมา

3) ถ้าบันทึกเอกสารใน Documents ให้คลิกที่ช่อง มองหาใน (Look in) ว่า  Documents  แต่ถ้าบันทึกเอกสารไว้ในแฟลชไดร์ฟ ให้คลิกที่ช่อง  มองหาใน  ว่า  USB Drive  หรือชื่อเฉพาะของแฟลชไดร์ฟที่ตั้งไว้

4) เลือกเอกสารที่ต้องการดู แล้วคลิกคำสั่ง เปิด จะปรากฎเอกสารนั้น  จากนั้นสามารถดำเนินการแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อความในเอกสารได้ตามต้องการ